Het is mijn missie om werken en samenwerken beter te maken. Dat doe ik door organisaties te helpen hun interne digitale communicatie, dienstverlening en samenwerking te optimaliseren, en hun intranet, digitale werkomgeving en digital employee experience (#DEX) doorlopend te verbeteren. Hoe ziet dat er concreet uit?
Visie, missie en doel
Een visie, missie en doel bepalen voor intranet en de digitale werkplek, dat is de eerste stap. Dat doe ik vaak in de vorm van interviews en workshops met diverse stakeholders.
Dat zijn in elk geval vertegenwoordigers van Communicatie, IT, HR, facilitaire zaken, management/bestuur en natuurlijk van het primair proces. Samen zijn deze stakeholders de zogenaamde vereniging van eigenaars van het intranet. Ze hebben een gedeeld belang en een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Ik gebruik hierbij vaak modellen als:
- Digital workplace mission statement, van Berg & Gustafsson.
- Five purposes for the modern intranet, van Robertson.
- De zeven B’s voor doelgroepsegmentatie, van mezelf.
Behoeften van medewerkers
Met de visie en het doel voor de digitale werkomgeving in gedachten, haal ik de behoeften en verwachtingen van medewerkers boven tafel. Ook dat vraagt vaak een serie korte interviews met diverse medewerkers, één-op-één, live, digitaal of telefonisch. De doelgroepsegmenten die de stakeholders hebben geprioriteerd, bieden hierbij houvast.
De uitkomsten van de gesprekken met medewerkers zijn op zichzelf waardevol, maar nog niet kwantitatief. Dat kwantificeren doe ik met een enquête inclusief een zogenaamde taakidentificatie. Dat houdt in dat ik medewerkers laten kiezen welke vijf onderwerpen en functies zij het belangrijkst vinden, en ze vervolgens te vragen die items te prioriteren door ze punten te geven: 5 voor de belangrijkste, 4 voor de volgende, enzovoort.
De ervaring leert dat doorgaans vier tot zes items samen een kwart van alle punten krijgen, en de minst belangrijke veertig tot zestig items ook een kwart. Dit helpt bij het prioriteren van content en functionaliteit op het nieuwe platform.
Programma van eisen
De volgende stap is een concretiseringsslag van de visie en strategie enerzijds (met de stakeholders ontwikkeld) en de behoeften en verwachtingen van medewerkers (uit de interviews en enquête) anderzijds.
Meestal maak ik een programma van eisen in de vorm van zogenaamde epics: elke epic beschrijft een functionaliteit, bijvoorbeeld Nieuws , Pagina of Profiel. En zo’n programma van eisen beslaat dan al gauw tussen de twintig en veertig epics.
Het voordeel van epics is dat ze concreet genoeg zijn voor alle betrokkenen om te vatten waar het over gaat. En ze bieden houvast voor leveranciers om hun planning en begroting op te baseren.
Navigatieontwerp
Waar de taakidentificatie laat zien wat medewerkers belangrijk vinden, helpt een navigatie- of menustructuur, naast een zoekfunctie, medewerkers om de dingen te vinden die zij zoeken.
Hiervoor doe ik twee dingen:
- Een zogenaamde card sorting om inzichtelijk te maken welke categorieën medewerkers logisch vinden.
- Een ‘tree test’ om de boomstructuur te toetsen aan de hand van de belangrijkste taken uit de taakidentificatie.
Content
Het spreekt voor zich dat de inhoud van een oud intranet op een of andere manier gemigreerd moet worden naar de nieuwe omgeving. Contentmigratie draait hierom:
- Inventarisatie: welke informatie hebben we (en welke niet)?
- Contentstrategie: aan welke standaard moet content voldoen?
- Beoordeling: hoe goed (of slecht) is de oude content?
- Plan: welke informatie moet wel over en welke misschien niet?
- Migratie: hoeveel tijd kost de het overzetten dan?
Vaak is de conclusie dat een geautomatiseerde migratie van het oude naar het nieuwe platform niet voldoende is en dat een handmatige migratie het effectiefst is. Maar soms is de kwaliteit van de ‘oude’ content zo hoog, dat automatische migratie mogelijk is. Dit vraag vaak nauwe betrokkenheid van zowel de oude als de nieuwe leverancier.
Technologie
Elke organisatie heeft een landschap van tientallen, soms honderden digitale systemen. Samen vormen die de digitale werkomgeving in de breedte. De vraag is dan: welke rol speelt het intranet in dat landschap? Is het ‘slechts’ een van de tools in de gereedschapskist, of moet intranet bijvoorbeeld de startplek voor het dagelijks werk worden?
Mede afhankelijk van de antwoorden op deze vraag, past een bepaald type technologie het beste.
- Microsoft 365: SharePoint, Viva Engage, Teams.
- Add-ons als Fresh, Debble of Involv.
- Onafhankelijke tools als Iris, Embrace, a&m impact en Plek.
- Op maat geconfigureerde oplossingen (bijvoorbeeld open source).
En dan is de vervolgvraag: welk product en welke leverancier passen bij onze organisatie? Ik doe vaak marktverkenningen en begeleid inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Christiaan W. Lustig 