Dat websites toegankelijk moeten zijn voor mensen met een functiebeperking, wist je waarschijnlijk al. Dat dit ook geldt voor apps van overheidsorganisaties, misschien ook. Maar wist je dat ook interne systemen, portalen en intranetten van overheden onder deze verplichting vallen? En dat een toegankelijk intranet ook voor andere (commerciële en non-profit)organisaties voordelen heeft?
Bij overheden wordt steeds meer werk gemaakt van digitale toegankelijkheid, maar bij veel bedrijven heeft het helaas nog geen prioriteit. En dat terwijl toegankelijkheid voor veel mensen ontzettend belangrijk is. In dit artikel laten we je zien welke verplichtingen er zijn en hoe je de eerste praktische stappen naar een toegankelijk intranet kunt zetten.
Kwart van de Nederlanders heeft een functiebeperking
Er zijn 4,5 miljoen Nederlanders met een functiebeperking die invloed heeft op hoe zij digitale systemen gebruiken. Dat is ruim een kwart van de mensen! Zo’n functiebeperking heeft ook invloed op hoe iemand jouw intranet gebruikt.
- Mensen met een visuele beperking gebruiken een screenreader.
- Iemand die doof of slechthorend is, is afhankelijk van ondertiteling bij video’s.
- Een laaggeletterde persoon of iemand met een taalontwikkelingsstoornis (TOS) heeft extra baat bij eenvoudige taal.
Als je bedenkt dat 1 op de 12 mannen en 1 op de 250 vrouwen een vorm van kleurenblindheid heeft, is de kans groot dat jij ook collega’s hebt die bij deze groep horen. Voor hen is bijvoorbeeld contrast tussen tekst en achtergrond en in schema’s, grafieken en afbeeldingen belangrijk.
Veel interne digitale informatie is nog niet toegankelijk
Helaas wordt veel digitale content nog niet toegankelijk aangeboden. Hierdoor kunnen mensen met een functiebeperking het niet gebruiken en lopen ze vast in hun dagelijks werk. Dat komt bijvoorbeeld doordat een screenreader de tekst niet kan verwerken, het contrast tussen tekst en achtergrond onvoldoende is of de tekst te moeilijk geschreven is. Zulke drempels zorgen ervoor dat deze mensen eigenlijk worden buitengesloten.
Toegankelijkheid is ook positief voor mensen zonder beperking
Toegankelijkheid is niet alleen gunstig voor mensen met een functiebeperking; iedereen heeft er iets aan. Een goed leesbare tekst in eenvoudige taal is namelijk ook prettig voor hoogopgeleide mensen. Zij kunnen zo’n tekst ook sneller lezen en verwerken. Daarnaast is een intranet met goed zichtbare en bruikbare navigatie prettig voor elke medewerker. Dingen als voldoende contrast en navigatie-elementen die groot genoeg en via het toetsenbord bereikbaar zijn, maken je intranet veel gebruiksvriendelijker. En een tekst op een html-pagina leest veel fijner dan via in een pdf-bestand. Kortom, iedereen profiteert van een toegankelijk intranet.
Toegankelijkheid hoort bij inclusiviteit
Overheden zijn wettelijk verplicht om al hun content digitaal toegankelijk te maken. Vaak wordt hierbij vooral naar externe kanalen gekeken, maar voor intranetten is digitale toegankelijkheid ook verplicht.
Hoewel dit alleen geldt voor overheden, hebben bedrijven ook te maken met wettelijke verplichtingen op het gebied van (digitale) toegankelijkheid. De Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte (2017) verplicht bedrijven namelijk om hun goederen en diensten zo toegankelijk mogelijk aan te bieden.
Daarnaast heeft elke organisatie eigenlijk ook een soort morele verplichting. Er is tenslotte een grote kans dat onder jouw medewerkers mensen zitten met een functiebeperking. Als je intranet toegankelijk is, kan iedereen het optimaal gebruiken. En eigenlijk nog belangrijker: je laat daarmee zien dat je niemand wilt buitensluiten. Toegankelijkheid is een onderdeel van inclusiviteit.
Technische voordelen van toegankelijkheid
Een toegankelijk intranet is ook kwalitatief beter qua techniek. Websites die gebouwd worden met een focus op toegankelijkheid, blijken vaak hogere kwaliteit code te hebben. Problemen in de code die invloed hebben op toegankelijkheid, hebben namelijk vaak ook invloed op de gebruiksvriendelijkheid. Dit soort fouten spoor je op met toegankelijkheid testsoftware of een audit. Hierdoor zitten er dus minder bugs in je web omgeving die de toegankelijkheid én gebruiksvriendelijkheid negatief beïnvloeden.
Daarnaast zien we dat onderhoudskosten in de praktijk lager uitvallen. De ‘total cost of ownership’ (TCO) is dus lager bij een toegankelijk intranet. Verder is toegankelijke content beter indexeerbaar. Dat maakt de zoekfunctie van je intranet effectiever. Hierdoor vind je makkelijker wat je zoekt.
De eerste stappen naar een toegankelijk intranet
Als overheidsorganisatie ben je verplicht om al je content toegankelijk aan te bieden op intranetten. Die verplichting is er sinds 23 september 2019, dus al ruim anderhalf jaar. Daarnaast werd het precies een jaar later (in 2020 dus) verplicht om een toegankelijkheidsverklaring te publiceren, inclusief een feedbackmechanisme. Je laat hierin zien in hoeverre je intranet toegankelijk is en welke acties je hebt gepland om dit te verbeteren.
Hoewel de concrete verplichting van digitale toegankelijkheid (nog) niet geldt voor bedrijven, is het als bedrijf wel verstandig om hier werk van te maken. Deze stappen zijn dus ook voor bedrijven relevant:
- Toegankelijkheidsverklaring invullen
Je kunt de invulassistent op www.toegankelijkheidsverklaring.nl gebruiken om een verklaring op te stellen die aan de vereisten voldoet. Je laat hiermee zien hoe ver je bent in het proces naar toegankelijkheid, welke maatregelen je neemt en op welke termijn je die gaat uitvoeren. - Toegankelijkheidsonderzoek uitvoeren
Naast de verklaring is het belangrijk dat je een toegankelijkheidsonderzoek hebt uitgevoerd of ingepland. Met zo’n onafhankelijke audit krijg je inzicht in de toegankelijkheid van je intranet. Zo weet je wat er nog verbeterd moet worden om aan de toegankelijkheidsnormen te voldoen. Een toegankelijkheid-audit laat je uitvoeren door een onafhankelijke derde partij. Ga bij de leverancier van het intranet-CMS na of zij al een systeem-audit hebben laten uitvoeren. Als die er is, hoef je alleen nog maar een content-audit laten uitvoeren. - Stappenplan downloaden
Je kunt op de website Digitoegankelijk van Logius een stappenplan downloaden dat je op weg helpt naar een toegankelijk intranet. Dit stappenplan helpt je om op een gestructureerde manier de toegankelijkheid van je intranet stap voor stap te verbeteren. - Zo nodig een specialist inschakelen
Je kunt een extern bureau inschakelen om je hierbij te helpen als je zelf onvoldoende kennis hebt. Zo’n bureau kan je onder andere helpen met advies, toegankelijkheid-audits, het toegankelijk maken van content en trainingen op het gebied van digitale toegankelijkheid.
Betrek de organisatie én leveranciers
Digitale toegankelijkheid heeft op de hele organisatie invloed. Daarom is het belangrijk dat je alle interne en externe stakeholders bij het proces betrekt. Denk aan redacteuren, vormgevers, inkopers, juristen, developers, leveranciers, et cetera. Doordat er zoveel betrokkenen zijn, is het belangrijk om dit op een gestructureerde manier aan te pakken.
Heb je de toegankelijkheidsverklaring ingevuld? Dan weet je op welk niveau van de nalevingsstatus je intranet zich bevindt. Per niveau zijn verschillende acties nodig om de toegankelijkheid verder te ontwikkelen. Daarbij moet je specifieke stakeholders betrekken.
Digitoegankelijk heeft een mooi overzicht gemaakt met alle rollen die bij toegankelijkheid betrokken moeten zijn. Hierin lees je ook hoe iedereen aan toegankelijkheid kan bijdragen. Dit geeft je een helder beeld van wat je moet doen en wie je daarbij nodig hebt. Zo ontwikkel je jouw intranet op een gestructureerde manier naar een hoger niveau.
Aan de slag
In dit artikel hebben we laten zien dat toegankelijkheid ook belangrijk is voor je intranet:
- Het zorgt ervoor dat je intranet voor alle medewerkers bruikbaar is;
- Het verbetert de gebruiksvriendelijkheid;
- Het biedt technische voordelen;
- En het laat zien dat je als organisatie inclusiviteit belangrijk vindt.
De stappen die we noemen, geven je handvatten om met toegankelijkheid aan de slag te gaan. Uiteindelijk is digitale toegankelijkheid een organisatievraagstuk. Daarom is het belangrijk om de hele organisatie hier zoveel mogelijk bij te betrekken. Alleen zo kun je ervoor zorgen dat je als organisatie écht toegankelijk wordt.
Niettemin is elke stap die je zet op weg naar toegankelijkheid belangrijk. Plan dus vooral een audit in voor je intranet om inzicht te krijgen in de noodzakelijke verbeterpunten.
Is jouw organisatie nog niet zover? Een awareness-sessie kan dan helpen om jouw collega’s kennis te laten maken met toegankelijkheid en waarom het zo belangrijk is. Zo zet je een eerste stap naar meer toegankelijkheid in jouw organisatie.
Dit artikel verscheen op 23 juni 2021 op Frankwatching. Ik schreef het samen met Marcel Otte.
Christiaan W. Lustig 